单一家族办公室的咨询流程，设立步骤(新加坡家族办公室之三）

家族办公室咨询流程

考虑设立家族办公室的家族必须意识到，单一家族办公室其实与一家公司无异，因此必须如企业般以专业方式设立和管理，否则随着时间的推移便容易出现运作不良。

每个家族也必须仔细考量相同的战略步骤，并共同作出决策以实现最切合需要的结果，而在实务中却往往因为欠缺系统化和结构化流程而衍生问题。故此，每个家族要依循的流程相若，但结果各有不同，情况就如成立一家新的家族企业一样。

设立单一家族办公室的12个步骤

以下是我们如何协助您和家族设立一家卓越单一家族办公室的流程。若您希望继续与外部顾问合作，或是采用联合家族办公室的服务，我们也可为您效劳。

1：家族办公室的目标

要设立单一家族办公室，最好从草拟一份单一家族办公室宪章(single-family office charter,也称为家族办公室宪法)起步。通过制订该文件，所有相关家族成员共同决策和协定家族办公室的目标。单一家族办公室宪章可成为家族整体家族治理制度的一部分。

2：家族参与

家族（成员）加入单一家族办公室的领导架构中非常重要，且有必要在设立初期便参与。究竟是否任何家族成员参与家族办公室的运营呢？

3：由家族办公室管理的资产

哪些家族资产将归由家族办公室管理，而哪些不会呢？哪些资产继续由家族直接管理（例如家族企业）？

4：家族办公室的服务

每个家族必须决定家族办公室将提供的服务范畴。虽然对于大多数单一家族办公室来说，管理投资是首要服务，但不能一概而论。

5：家族办公室的领导架构

每个单一家族办公室都需要一位领导者，即家族办公室的首席执行官（CEO）。招聘单一家族办公室CEO可能极具挑战性。

6：草拟家族办公室企划书

单一家族办公室必须草拟一份企划书，以为整个设立流程建立结构。

7：单一家族办公室的预算与费用

在设立单一家族办公室之前应编制预计预算，然后随着时间将首份预计预算转变为正式的年度预算。

8：设立家族办公室的司法管辖区

家族必须就设立和运营单一家族办公室的最合适司法管辖区进行分析，固然要配合家族成员(即家族办公室的服务对象)的情况，但还要考虑其他因素。

9：家族办公室的结构

单一家族办公室的法律结构与其设立地点息息相关，必须配合相关司法管辖区的规定，另一要考虑的重要因素是家族办公室的经费来源。

10：招聘家族办公室的职员

招聘和维持家族办公室职员有可能挑战重重，而职员通常是家族办公室的最大支出要素，因此每个单一家族办公室必須分析所需的员工数目，以及各自在家族办公室所提供的服务中所担当之角色。

11：（运营）基础设施

家族办公室需要筹划办公空间和所有配置，例如计算机等，还要考虑实际的操作。

12：信息科技、家族办公室的软件和网络安全

现今的家族办公室不能低估所要配备的科技，相关软件可自行购买或通过外包服务而获得，而应用合适的信息科技对家族办公室的流畅运作不可或缺。

常见错误

迈出第一步

迈出构建家族办公室的第一步并非易事，其难度与家族在不同的棋盘上同时下棋不相伯仲。

在设立家族办公室之初，应先订立健全和合适的家族办公室治理框架并确立目标，如此将可避免在日后发生重大问题，至于随后的步骤大多需要在事前和/或同时进行，因此过程复杂。我们凭借深厚资历和经验，将担任家族的项目经理和伙伴，协助家族化繁为简以设立量身订做的家族办公室。

就如家族企业随着时间不断演进一样，家族办公室也会经历不同的发展阶段。家族必须明白和接受，要在短时间内从头开始并建成运作完善的单一家族办公室几近不可能，反而先打下坚实的基础，然后逐步建立和拓展更为重要。

不过，在我们的实务经验中发现，家族在设立家族办公室时往往忽略了以专业为本，因而引致问题丛生。

专业流程

不少家族在筹备设立家族办公室时缺乏全盘计划，没有首先清楚界定家族办公室的目标、草拟企划书、制定初步预算和首个治理框架等，反而倾向「走一步、看一步」，或是不断思前想后或来回讨论但却「只说不做」，家族对处理私人财富与家族企业的态度截然不同之情况颇为常见。

不过，当家族逐步扩展，有更多世代参与其中，而家族办公室的运作也变得更复杂时，这种临时性方式将构成重大风险，而缺乏治理制度也使家族办公室无法有效运作。

设立家族办公室并非「人有我有」的玩意，也不是单靠「尽力而为」的意志便可成事。家族办公室本身就是一家专业企业，有必要以高度专业化方式设立和管理，否则必败无疑。基于设立的流程颇为复杂，因此应聘用单一家族办公室项目经理，以在设立时全程为家族导航。

招聘家族办公室职员

还有一个常见的错误就是马上任命前雇员、为家族服务的(前)银行家或其他值得信赖的顾问（例如律师），担任家族办公室首席执行官（CEO）或首席投资官（CIO），然后将设立家族办公室的任务交予其负责。虽然有关人士与家族通常已建立了互信，但却未必具备设立和运营单一家族办公室的经验。

没有为这个/些重要岗位进行适当的招聘将后果严重。我们不会建议家族不应雇用任何人，但家族必须详细比较和专业评估各候选人，然后精挑细选最胜任者。

没有经过比较和筛选，家族觅得最佳人选的机率其实并不大。家族为家族企业招聘专才担当重要职位时通常也会小心谨慎，但在聘用家族办公室职员时却往往欠缺深思熟虑。

转变是唯一的不变

单一家族办公室在设立后并非一成不变，而是灵活变动，随着家族的繁衍而持续成长、适应和演进，以配合家族(成员)的需要和意愿，以及应对外部环境的变迁。

确保家族办公室能够适应变化和保持效率并非易事，尤其当世代交替，下一代首次参与家族办公室的事务时，因此家族办公室职员及家族成员必须为世代过渡仔细策划，以免出现断层。