从民国三十六年开滦的一封信看公文管理

在翻阅标题为《开滦总局致滦矿公司董事会信函关于索要账册、申请25所员司住宅及聘用外国审计员事宜》的历史档案时，发现一封民国三十六年（公元1947年）开滦矿务总局发给滦州公司的一封信，将原文翻译之后，发现其中蕴含的信息量非常之大。原件如图：

信函正面

信函背面

此信翻译成中文如下：

开滦矿务总局总部

电话：30024，31628，32501 33901，33902，34900

编号：4632

电报：迈山（开滦）·天津

代码：彭脱里第二用语电码

华北，天津

1947年11月18日

天津滦州公司董事会

先生们：

我方10月14日信中提到：开平公司提议，公司在中国运营所需的一切账目和账簿管理，应由一名合格的中国审计师和一名合格的外国审计师共同进行审计，开平公司建议我们，外国审计师应从Lowe， Bingham & Thomsons公司聘用，该公司的M.C.Halton先生是合适人选，他又是Lowe，Bingham & Thomsons天津公司的总经理。

关于中国审计师的聘用，请告知我们贵公司是否希望直接任命一名中国审计师，或者贵公司是否愿意提名一个合适人选，以供我们聘用。

中国和外国审计员的雇佣费均由开滦矿务总局支付。

谨记

（署名）

总经理

从全文中，我们可以了解到一些信息：

一是该信落款为总经理，信件右上角标注的时间为1947年11月18日，从签名字体及括号英文（deputy副职）综合判断，应为中方和英方2名主管副总经理共同签字生效。

二是开平公司赞同可以聘用 Lowe，Bingham&Thomsons会计师事务所的审计人员M.C.Halton先生，说明认可该公司的 审计业务。

三是经查阅资料发现，Lowe，Bingham&Thomsons（缩写为LB&T公司）公司为世界知名会计师事务所普华永道的前身之一。1946年，LB&T公司在上海成立，其 香港办事处成为普华的联系所；1949年，LB&T公司在东京开设了办事处；1956年，公司的新加坡办事处并入了永道；1962年，LB&T东京办事处与普华合并；1974年， LB&T公司成为普华国际的成员所。

四是通过原件背面的毛笔背书可以知悉，民国三十六年的审计师在当时称“查账员”。开平公司在收到信后，在左下角盖上收讫时间的印章，说明日常管理规范有序。

五是信的背面右侧，毛笔字背书“总局接开平函拟用克佐付汤生……为本局查账员之来函并询华查账员事函”推测为办公室员工归档备注所写。

六是通过对信原件及保管程度分析，历经73年，该信原件保存程度依然在八成新左右，没有任何水渍、污渍、晒渍、缺角和信息丢失，实属难得，说明办公文件档案的日常保管工作比较严谨。（文/孟元涛 来源：开滦史鉴）