海外公司秘书服务 香港公司秘书VS新加坡公司秘书服务用途？附具体流程和法规介绍

香港公司秘书VS新加坡公司秘书服务用途？附具体流程和法规介绍

香港公司法定秘书

在香港，构成一家公司的要素非常多，除了人才储备、发展战略、渠道拓展等方面，法定秘书服务也是决定一家公司运营成功与否的关键之一。

根据香港政府的有关规定，在香港注册的有限公司，都需要根据香港公司法（香港法例《公司条例》第三十二章）委任董事及公司秘书，以便履行公司的法定责任，及维持公司基本的运作。接下来，为大家分享下为什么注册香港公司必须要有秘书公司。

01 需要法定秘书服务的缘由

为什么香港公司需要法定秘书？

根据香港公司法例第三十二章规定，香港注册的有限责任公司必须委任公司秘书，以履行公司的法定责任。其职责包括向公司注册处申报有关公司架构、股东及董事的变动，亦需为董事局拟定公司会议议程、筹备周年股东大会及对相关的法定条例提供专业咨询及建议。

法定秘书服务：

香港公司条例规定香港有限公司必须有一名香港法定秘书，该法定秘书必须由香港本地自然人或法人担任。法定秘书不同于商务秘书，法定秘书是在香港注册的有限公司，是法律要求必须存在的。法定秘书服务也相等于海外人士在香港的代言人，法定秘书对公司没有直接的控制权或拥有权，但如果公司发生问题，法定秘书是要担当一定责任的。

法定秘书的服务功能有别于商务秘书，不可以把法定秘书当成每天为我们处理商务的商务秘书。一般来说，港丰可以帮您安排法定秘书。法定秘书是香港政府要求必须有的形式秘书，方便政府联系和处理政府往来文件。

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02 法定秘书的任职资格

香港公司秘书可以是一个自然人或一个法人团体。

若为个人，该人必须经常居住于香港。

若为法人团体，该法人团体必须在香港有注册地址或营业地点。

03 法定秘书具体提供的服务包括

提供注册地址及法定注册秘书；

秘书服务处理及保存公司之法定记录，例如重要控制人登记册等信息；

代公司保持和政府部门之间的联络，响应政府部门的查询，例如近期香港政府要求所有香港公司都要做尽职调查，秘书公司需要联系香港公司做好尽职调查工作，以供香港政府审查；

秘书服务代收及处理政府往来函件；

提供香港公司年审、改股、商业登记证更换、注册地址变更等服务。

04 法定秘书与商务秘书的区别

法定秘书与我们平常所说的商务秘书不是同一概念。根据香港《公司条例》，法定秘书是法律强制存在的，而商务秘书则是公司根据具体实际情况自行决定是否设立的职位，在法律层面上没有强制要求。商务秘书是根据客户的需要为客户量身定制的商务实务服务，如接听电话、传递信息、代收代寄，到信用证、物流等服务。

新加坡公司法定秘书

今年9月1日起，新加坡会计局acra的新政策，秘书如需进acra做递交，只有该公司的秘书才可进acra的该公司的系统，所以转股或年审不可以随便做了。

01 新加坡公司法定秘书的角色和责任

公司必须向ACRA提交公司和财务信息。此类信息必须真实且及时提交，并在ACRA的登记册上公开。公众可依赖此类信息查看公司营业状况和任职人员，进而做出相应的业务决策。其他政府机构在履行监管职能时也可依赖ACRA中的记录。

根据《公司法》第401(2A) 条，任何人若向ACRA提交虚假信息或授权他人提交虚假信息，一经定罪，可处50,000新币以下罚款及2年以下监禁。

很多小公司容易犯以下的错误：

大股东未能通知公司其持有利益；

公司没有注册办公地址；

未能通知注册办公室地址和办公时间的任何变化；

未公布公司名称和注册号；

未能通知注册服务机构董事，经理，秘书和审计师的变更；

未能在召开年度股东大会之日起一个月内提交公司的年度报表；

未经注册的公司就开始经营业务和不正当使用的责任有限公司和Berhad（未注册实体）。

您需要一个有经验的公司秘书

成立公司并准备各种公司文件，比如董事决议，股东决议等等；

把任何变动，决议通知给ACRA；

提供注册地址。

02 依照法规聘请和委任公司秘书

新加坡会计与企业管制局(ACRA)规定每个公司必须在成立后六个月之内聘请以及委任一位公司秘书。公司秘书将是确保公司完成由法律规定所需履行的行政和报告责任和义务的主要负责人。一些新成立的公司所需完成的法定条件包括申报年度回报以及纪录和申报董事会决议。

03 公司秘书需具备的条件

《公司法》的第171节是主要针对公司秘书的章节，制定了聘请公司秘书的准则。需注意的是第1节，因第1节注明了公司秘书必须长期居住在新加坡。这包括了新加坡公民，永久居民和商业入境证持有者。

第1(A)节也注明了公司秘书必须拥有“必备知识和经验来完成公司秘书的职务”。

对于上市公司来说，会计与企业管制局将公司秘书定义为一位专业注册申报员或者一位有资格并且能够达到要求的人。

对于私人公司来说，任何长期居留于新加坡的新加坡公民或永久居民都能够有资格被委任为公司秘书。

04 公司秘书的义务

公司秘书的工作范围非常的广，从到会计与企业管制局申报和更新公司资料到为执行长准备年度股东大会。

以下是公司秘书大致上所需完成的其中几种职务。请注意以下所提供的列表并非已列明所有公司秘书的职责，而且公司秘书还有其他不同方面的职责。

与会计与企业管制局更新以及申报资料

公司级管理人员的委任，辞职与身亡

更新公司董事个人资料

申报年度回报

修改公司章程

股利分配或转让

更改公司名称

维持法定纪录

申报已被签署认可的董事会决议

维持会议纪录（年度股东大会和特别股东大会）

分发股票

分发年度报告和公司账目

准备董事会和年度股东大会

分发公司财务报告

参加会议并准备会议记录

准备会议议程

准备董事决议

其他杂项服务

发出提醒，提醒申报期限

保存以及确保正确使用公司印章

监督股东纪录和股东动向

维持股东关系

05 公司秘书所扮演的角色

由于公司秘书广泛的工作范围和所需承担的多项职责，公司秘书往往都在公司内扮演多种角色。以下是公司秘书所需扮演的几种角色。请注意以下所列并非列名了所有公司秘书所需扮演的角色。以下所列的只是用来描述在新加坡公司秘书大致上所需扮演的角色。

行政管理人员

公司秘书所扮演的主要角色就是当一名行政管理人员。这也是最能让公司秘书为公司贡献最多的角色。公司秘书，身为行政管理人员，所需做的就是负责任何与会计与企业管制局有关的合规工作以及确保公司在最后期限内完成法定责任，比如准时申报年度回报。

准备年度股东大会和特别股东大会的会议议程和会议纪录是由公司秘书准备和维持的。公司秘书也需要负责有关于公司股份管理，比如股票发行、转移以及维持股份纪录，等方面的行政要务。

综合来说，公司秘书是公司所有行政以及依从性相关的功能的骨干。他们必须确保公司完全以及准时达到所有由监管部门，比如会计与企业管制局，所设的法律要求。公司董事只有在公司秘书妥善地完成所有行政上的责任的情况下才能够专心打理生意。

公司顾问

由于公司秘书具有广博的法律与合规架构以及内部治理的知识，公司秘书常常会被询问其建议。他们时常都会与公司董事和股东沟通，为他们提供有关于公司的关键信息来制定策略或者补充决策过程。公司秘书也能够指出任何不符合合规规定的公司政策，帮助董事进行任何必要的修改。公司秘书所提供的建议和意见能够确保公司妥善依照法律与合规架构来进行营业。

公司信托

虽可能只有少数人知道但依旧重要，公司秘书所需扮演的角色就是公司的信托。公司秘书既然扮演着信托的角色就必须真诚地以公司最大的利益为出发点，并且避免或公开任何可能发生利益上的冲突。就如其他公司成员一样，公司秘书也必须依照《公司法》和公司章程来进行工作。

06 公司秘书的重要性

由于公司秘书在公司内所扮演的数个角色，寻找一家称职并且可以信赖的公司文秘企业绝对是一个极其重要而且不得轻视的过程。

公司秘书在法律合规方面所扮演的角色和需负责的职责是非常之重要的，因为任何在法律合规方面的任何失职都会对于公司和公司成员造成严重的后果。

由于许多合规和申报要求都是由法律规定的，任何不遵守规定的行为都会是违法的。任何在合规方面犯下的错误往往都会带来昂贵的代价，将会受到处罚包括了罚款，监禁和罢黜公司董事或秘书的职务。

看完详细介绍，相信大家已经了解了法定秘书。对于要注册香港公司的朋友来说，法定秘书是非常重要的，因为法定秘书是香港公司和香港政府连结的一个桥梁。所以大家一定要谨慎选择秘书公司。