商务英语写作在实战中成长：邮件的精髓

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从认知精进：商务英语的邮件写作是为了快，不是为了炫

我们有了对商务英语写作基本盘的认识以及一个极简结构的助力，能够输出一个像模像样的写作产品了。而这时，我们每天大量输出的方式是写邮件，它是我们无论如何也避不过去的写作体裁。

不妨问问自己，我们写邮件怕什么？

怕写的时间长；怕发出去别人没有反应；怕写错更麻烦。怎么办？

一步一步来精进。

寻找、设计、探索一个极简而高效的方法，先完成再完美，先有初级段位的规定动作，再有自选动作。

我的目的是帮助你整顿邮件写作，最后达到：快、准、行的期望。

快：除了最简单的邮件，我们可否把一封邮件的思考和写作的时间控制在3～5分钟，提高一半的效率。
准：写作的内容准确清晰，符合质量和品控标准。
行：促进行动，带动结果，获得读者的正向反馈。

具体怎么做？

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从共性精进，明确邮件的本质

邮件是最常用的商务写作体裁，行文灵活，言简意赅，有模版化的界面，有相对宽松的语言文字要求。当然，它还是应该有必要的表达风格和文体素养，从细节之处体现出专业度和训练有素的职场风范。

我们先来看看，邮件的共性要求是什么？

致收信人：直接用姓名标识收信人即可，不需要再加上：先生、女士等。职务最高的人放到名单的最前面，如果职级一样就按姓的字母顺序排列，当然现在我们有时分不清哪个是名，哪个是姓，只要有自己的统一习惯也可以。
写信人：不必为自己注释，先生或女士。如果对方不认识我们，可以加上部门或者职级。
一般应该有事由一栏，总括主题。
这些共性可以小结为：

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从细节精进：见微知著

写邮件时，我们会遇到很多细节，这些问题虽小，但能见微知著，让读者看到我们的写作风格和素养。从邮件礼仪和规范、从邮件基本的表达形式，从结构都能展现出我们是否接受过训练、是否写得有章法。

我们不妨先形成几个微习惯，再去处理复杂场景的写作。

1. 我们的邮箱暴露了什么？

在哥大学读书时，每个人会有一个带有学校后缀的邮箱，例如：[email protected]，不过毕业后，学校只给保留两年的使用期限。邮箱提供了一个基本标签和信息，就像有些美国校友的父母，会在车后窗上都刷上一个标语：家有孩子在xxx(名校)读书。后来在公司工作，我们就可以用公司邮箱了，例如：[email protected]。当然，我还有gmail.com, yahoo.com，只是使用国外邮箱会碰到限制。现在社交软件发达，私人邮箱的意义在逐渐减弱。不过，如果能申请一个专属邮箱那还是很专业的，因为很多外国人看到QQ邮箱带着数字或者手机号码这种敏感信息的，要么感到困惑，要么感到不安。

我推荐一些国外网站的邮件模版，供大家参考。

AUTOKLOSE: 邮件正文模板。

GDPR EMAIL COPY: 邮件内容模板。

我查询了国内外很多网站的内容，发现大多都是授人以丰富的“鱼”，但是授人以“渔”的方法和技巧，我们可以做得更好。

比如，如何得体恰当地称呼对方？

2. 怎么称呼彼此？

我们可以分为二维四象限：对内对外、对上对下+公司年龄。一般而言：对内对下可以更随意灵活：Hi，Hello, Hey等等；对外对上可以更正式：Dear, Dear Manager, Dear Daniel。

从我培训过的公司来看，有这样一些有趣的特点和故事：

公司历史悠久、以制造业为主的特别爱用Dear；而一些互联网新贵公司爱用Hi。
不知道男女怎么办？可以写：Dear colleagues, Dear all, Hi there，等等。
不知道级别怎么办？尤其是第一次书面交流，那就要：宁可高，不要低。（就像我们有一次受邀去教授家BBQ，有一位男同学觉得要给老师留下好印象，结果穿得太隆重，西装革履的。不过，他把西装脱下来，衬衣袖子撸上去，马上就可以“dig in”——大快朵颐或者帮忙干活了。正式一些、礼貌一些总会让对方有受重视的感觉。）
可以用职务来称呼，如：Dear HR, Dear Sales Director, Dear Market V.P.
在正式文件中可以使用：To whom it may concern，比如给大使馆提交出国签证的文件。
在称呼中不建议写Good Morning，因为要考虑时差。
更不要用Honey——“亲” 这样的淘宝体，因为它不是邮件体。

我再讲几个故事吧：

一家公司要在德国建厂，中方同事写邮件的第一句称呼是：“Hi brother! 嗨！兄弟！”这会让读者感到突兀，一是觉得作者想套近乎，但读者不一定买账；二是，会让人产生和宗教关联的想法，在工作场景中不恰当。

还有的公司人员有“花名”，那么在写邮件时，对内交流大家都能接受，但是对外，不论是称呼还是签名，我们需要清晰具体，能让读者对上号。

例如，

To: Caspar de Bono

From: Miss Cold Blood (灭绝师太)

这就不好，建议改为真名或者英文名也行：From: Jiang Ming (Kathy Jiang)

我的学员还打趣抱怨，最麻烦的是印度人的名字，真不知该怎么称呼。

其实，印度人的名字是名在前，姓在后。印度人姓名有两节、三节、四节、五节不等，通常第一节是本人名，最后一节是姓，中间各节情况就比较复杂，其中有本人名，也有父名。除熟悉的亲友外，别人往往难以断定哪几节是本人名，哪几节是父名。印度人的等级观念很严重，对于不熟的人或是客户，前面要加Mr.或Ms。

比如，Siddharth Mundra Proprietor

名字有两节，姓是Mundra，而Proprietor可能是业主或老板的意思，所以可以称为Dear Mr. Mundra。但是如果不知道男女，就把全名写出来：Dear Siddharth Mundra Proprietor。多用Dear是基本的礼仪。

再比如：Dr. Jaka Vadnjal中, Jaka是名，Vadjal是姓。

在邮件称呼上应表示足够的尊重，可以写：Dear Dr. Jaka Vadnjal 或Dear Dr. Vadnjal。由于很多人对自己的学术头衔非常在意，我们在称呼时要尽量用他们的头衔。

我们公司有一位印度讲师：Dr. Sunil Gupta，我每次写邮件都称呼他为Dear Dr. Gupta，他很满意。我们新加坡的首席讲师更不得了，他是一位英国女王加封的爵士，我们就称呼：Dear Sir Peter Low。

我在德、美国公司培训过近20年的商务英语写作。德国人比较严谨，在工作场合表达更正式。在商务活动中一般先尊称对方的姓氏，之后如果他们告诉我们称呼名字，那再遵从。例如：Reiner Eckhardt，我们建议先尊称对方Mr. Eckhardt。

对德国人而言，如果他们有博士头衔或在大学里做过教授，他们会希望把这些头衔都加上。比如，我见过有这么称呼的：Dear Dr. Eckhardt; Dear Dr. Dr. Eckhardt (有两个博士)， Dear Dr. Professor Eckhardt，等等。

我们可以比较下面的两种称呼，哪一个体现了专业得体的风格？哪一个是我们建议避免的表达？一目了然。

√Hello, I saw your web site and wanted to mention thatHi, Are you interested in getting together for sushi next week?Dear Daniel:Hi all:Hello there:Dear Colleagues:Dear Project Managers:Dear San Jose Lasers Fans:XHoney：不专业

Good Morning：不建议以时间称呼，收件人的时间未必和我们在同一时区

Sir/Mr. (unless you know the gender of the receiver)：很多公司现在强调“政治/商业正确性”，不知道收件人性别的，应该以Sir/Madam称呼，避免让人指责有歧视。所以，很多机构中对人的称谓都是中性的：spokesperson, chairperson, salesperson, 等等。

Boss, Chief：口头说可以“老板、头儿”，放到书面语中会有谄媚且收信人不清晰的感受。

别小看称呼，它的核心要素是：宁可高，不可低；多尊敬，少冒犯。人无礼则不生，事无礼则不成。

尊：为双手捧酒致献礼；

敬：表虔诚礼貌真心意。

尊敬在古语中是指将对方视为比自己地位高而必须重视的心态逐渐引伸为现在平等相待的心态及言行。小小的称呼展现出大千世界的形形色色：如何表达诚意？如何伸出友好之手？如何得体地把自己引入到读者面前？

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从结构精进：三段论能用上吗？

当然可以。

邮件大多比较简短，我们之间介绍的结构可以灵活用在邮件写作中。

比如：有一些剑桥商务英语写作的范文，我们都可以用极简的三段式结构表达。

1）ACKNOWLEDGEMENT AND ACCEPTANCE OF ORDER
Date：
To： [Customer]

We are in receipt of your order as contained in the attached purchase order form. We confirm acceptance on said order subject only to the following exceptions： [Describe]

On exceptions noted， we shall assume you agree to same unless objection is received within ten days of receipt of this notice. Thank you for your patronage.

Very truly，

这封邮件中比较明显的是静态名词结构多，显得累赘沉闷。其次是很多的“we”，视角没有转换到读者一方，让人感觉有点主观傲慢。

经过修改，让行文更加简洁，生动，易于让读者接受。

ACKNOWLEDGEMENT AND ACCEPTANCE OF ORDER
Date：
To: [Customer]

Dear XX,

(Thank you for your order.)

The purpose of my email is to confirm the acceptance on said order and notify a few exceptions that may affect.

Here is a list for consideration:

supply chain uncertainty；
the delivery time change；and
the price fluctuation.

On exceptions noted, we shall assume that you agree to same unless objection is received within ten days of receipt of this notice so that we can process the order.

Thank you for your patronage.

Sincerely yours,

这样写，邮件有模有样，内容翔实，结构清晰。掌握了套路，我们可以开启邮件生产线，两三分钟一封邮件的速度，不在话下。

2) ACCEPTANCE OF ORDER WITH DELIVERY IN LOTS

Date：

To： [Customer]

（We acknowledge acceptance of your order as per your order of _， 20_. The goods will be shipped to you in the following lots： [Specify lots and delivery schedule]

We request that payment be made as each lot is received.

Very truly，）

我们可以这么写：

The purpose is to acknowledge that we have received your order of xx 202X and we will ship the goods to in the following lots: