拥有公司秘书已成为所有在新加坡成立的公司的法律要求。此外，不可否认，公司秘书在经营业务中起着至关重要的作用。因此，如果您打算在新加坡开设自己的公司，则必须计划任命一名业务秘书。
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新加坡公司秘书的角色和责任
一般来说，公司秘书有两个主要角色：
行政
公司秘书需要擅长管理，以减轻公司董事的业务管理负担。他们确保在特定期限内履行所有相关义务，以确保企业不违反任何可能导致严厉处罚的法律。此外，在会议方面，秘书们提前做好一切准备，包括通知、议程和会议记录，确保所有会议顺利进行。这使董事有更多时间专注于真正重要的事情，例如做出决策。
咨询
公司秘书可以在通知和深入了解政府机构的最新消息或计划的整个过程中向董事提供建议。此外，他们的建议还可以帮助董事在发现任何违规行为时做出必要的改变。
一般来说，公司秘书需要履行以下职责：
- 向 ACRA 提交和更新以下内容：
- 提交年度账目和任何其他要求
- 公司或董事的任何详情及身份
- 变动修改公司章程
- 股份转让
- 维护和更新文件，例如：
- 公司的法定登记册
- 会议纪要
- 年度报告和公司账目
- 组织董事会会议和年度股东大会：
- 准备通知和议程
- 做会议记录
- 分发报告
- 其他额外职责：
- 维持与股东或其他监管机构的关系
- 确保妥善保管和正确使用公司印章
- 确保所有相关的商业信函都带有公司名称和身份证号 ( UEN )
- 提供建议以实施良好治理的良好做法
- 合同中可能规定的其他
公司秘书有什么权力？
新加坡公司的公司秘书拥有重大权力和权威。他们负责确保公司遵守所有法定要求，并在公司治理中发挥关键作用。
作为负责合规的官员，公司秘书必须及时了解新加坡公司法的所有变化，并确保公司遵守这些新要求。他们还负责维护公司的登记册和记录，并确保按时提交年度申报表。
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在公司治理方面，公司秘书往往被视为董事会的“良心”。他们负责确保董事会会议正常进行，并且他们可能还需要就公司治理事宜提供建议。
公司秘书在任何新加坡公司中都是至关重要的角色，他们拥有重要的权力和权威。如果您正在考虑在新加坡设立公司，请务必任命一位称职且经验丰富的公司秘书，以确保您的公司符合所有法定要求并享有良好的公司治理。
委任公司秘书的重要性
设立公司的法律要求
根据 ACRA，作为新加坡的合规要求，每家本地公司都必须为其业务任命至少一名秘书。《公司法》第 171 (4) 条还规定，秘书职位的空缺在任何时候都不得超过 6 个月。换句话说，如果你想在新加坡做生意，公司秘书在法律上是必须的。
法定合规履行
此外，公司秘书可确保您的业务始终符合新加坡当局（如 ACRA 和 IRAS）的年度要求。拥有一位优秀的公司秘书非常重要，尤其是对于大型商业实体，即上市公司而言。
由于这些组织的经营范围大，法定合规通常非常复杂。例如，在为更多股东召开年度股东大会或提交包含更多交易的报告时，需要精确地完成更多文书工作。因此，任命一名或多名秘书对于大型组织在运营过程中不犯不必要的错误至关重要，这可能导致严重的处罚。
与政府保持联系
由于公司秘书以公平的频率与政府机构打交道，因此他们充当了企业与新加坡政府之间的联系纽带。出于同样的原因，公司秘书应让您的公司了解最新的政府法规以及最新的福利计划。此外，公司秘书也很重要，因为他们还扮演着董事和股东之间沟通渠道的角色。
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新加坡公司秘书的要求
关于公司秘书的规定主要由《新加坡公司法》第171条规定。总体而言，公司必须任命至少一名符合以下标准的秘书：
- 是一个自然人
- 在新加坡有主要居住地
- 没有被处长根据第 155B 条取消资格
- 如果公司只有一名董事，则不是唯一董事
对于上市公司，该法案规定，董事有责任采取一切必要措施，确保每位任命的秘书符合有关经验、学术要求和专业协会成员资格的标准。因此，在这种情况下，您可以选择一名律师、会计师甚至是新加坡特许秘书和行政人员协会（SAICSA）的成员担任该职位。
对于私人公司，任何居住在新加坡的个人都有资格担任秘书。但是，第 171 (1AB) 条规定，如果有理由认为该公司不符合该法案的任何规定，则注册服务商可能会要求该私营公司挑选一名符合经验、学术要求和会员资格标准的人可能规定的专业协会（与上市公司相同）。
根据第 171 (1A) 条，公司秘书被要求“具备履行公司秘书职能所需的知识和经验”。如果您不知道您的企业或您能接触到的任何符合条件的人能够承担责任，建议您从新加坡的合法第三方提供商处寻求公司秘书服务。
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新加坡公司秘书是在城市国家开展业务的法律要求。一般来说，公司秘书可以是居住在新加坡的任何自然人，但必须具备足够的知识和经验才能担任秘书。
秘书的职责可能有所不同，但主要是向新加坡当局提交文件以保持合规、维护和更新必要的文件以及组织会议。
如果您还想了解更多关于新加坡公司秘书的内容，欢迎一起沟通和交流。