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如何在职场中快速成长,成为靠谱的人?

有人问股神巴菲特:“您认为一个人最重要的品质是什么?”

很多人都觉得答案应该是聪明、灵活、情商等等。没想到,巴菲特却意味深长地说:“靠谱,是比聪明更重要的品质。”

不得不折服于巴菲特的睿智,仔细回想一下,你会发现,我们在生活中确实很看重靠谱这一品质,比如,自己拖熟人办事,丈母娘考核女婿,老板分配任务时,一般都会在心里问一问:这个人,靠谱吗?唯有靠谱的人,我们才会放心的委以重任。

靠谱这个品质如此重要,渗透到生活的方方面面,成为许多公司衡量员工素质时非常看重的指标,只有成为靠谱的人,你才能在职场上走的更远。那么,在上司和同事的眼中,你到底靠不靠谱呢?到底怎么做,才算是靠谱呢?别着急,今天给大家分享的这本书《靠谱:顶尖咨询师教你的工作基本功》,将会帮你找到答案,让你明白何为靠谱,帮助你早日走入“靠谱职场人”的行列。

《靠谱》

这本书的作者是大石哲之,他也提出了同巴菲特一样的观点:在职场上,靠谱比聪明更重要,为了阐述这一观点,他采访了多位不同行业、不同职位的优秀人士,并从沟通能力、思考方式、资料制作、职业化素养 4 个方面,用心总结出了 30 个职场必备的工作技巧,帮助我们养成职业化的思维方式和工作习惯,成为靠谱职场人,从而在职业生涯中游刃有余。

1、沟通力

工作中我们常常会遇到或听到这样的事情,员工跟老板汇报了好一会儿的工作,结果领导不耐烦地说:我不关心这些也不想听解释,你直接说结果就行了。满腔的热情瞬间被泼了冷水。

这其实是不懂职场沟通的结果,职场沟通与日常生活全然不同,我们自认为的沟通方式,常常会被对方否认,不但影响你的职场人际关系,甚至还会因为沟通问题被上司质疑工作能力。

美国哈佛大学的一项研究也告诉我们:工作中70%的错误都是因为不善于沟通,或者说不善于谈话而造成的。那么,到底该怎么做,才能让沟通变成你的助力呢?

沟通

01、PREP 结论先行原则

首先老板需要参加各种各样的会议、做很多重要的决定,他们的时间非常宝贵,说重点、说对方关心的问题,你的汇报才有可能被接受。可以运用PREP 结论先行原则,PREP也就是指结论-依据-具体事例-再重申结论的一种汇报套路。

举个例子,一个员工遵循了PREP沟通法则向领导汇报工作:首先他给出结论,说:“我认为我们的产品应该涨价20%。”然后他说明了依据:“第一,原材料价格最近涨了30%,物流成本也上涨了10%;第二,竞争品牌全部都涨价了10%到20%,我们应该跟进;第三,广告费最近超标了,我们还应该留出广告费的钱。”之后,他又举了一些具体例子,说明了上面的观点。最后,他又强调了结论应该涨价,并征求领导的意见:“您觉得这个建议是否可行?”

这样的汇报是不是让人听得更明白?领导更容易接受了?

相信大家都注意到了,上面这个例子之所以那么打动人,除了讲清楚之外,还运用了很多具体的、准确的数据,比如说涨价,那到底该涨多少呢?在上面的例子中就明确给出了20%,因为数据是最有说服力的依据,也能给人比较直观的概念,所以,在沟通时最好用准确的数据来说话。

汇报

02、确保对方听懂了你的话语

其次,信息的传递是双向的,自己发出信息不算成功,只有对方理解、认可了你的信息,才算成功。所以无论任何时候传递信息,你都要确保对方听懂了你的话语。尤其在工作中,很多东西过于专业和复杂,大部分人都不了解,一时半会可能听不懂,有些在你看来完全是常识的东西,别人听起来可能就是一头雾水。

所以在准备汇报时,你要把听众都想象成完全不了解这个项目的人,从零开始,比如可以试着向家人先汇报一遍,以确保家人都听得懂,这样,无论谁听汇报,都不会批评你的逻辑了。

在汇报的过程汇中,你也要注意观察对方,因为从对方的肢体语言及表情中,你可以揣测出对方的理解程度,如果对方不断点头,那说明他听懂了,可以接着往下讲;如果你讲完一页,对方还在蹙着眉头,不时的翻看这一页,或者不看正在讲解的自己,而看向了别人,还有含糊的说“大概理解了”,“大概听懂了”,这些都表明对方没有听懂,你就要停下来,再仔细讲讲这一页;相反的,如果有客户一直在翻页,说明你当前的汇报有点无聊,他想要你快速的讲重点。

学会了这些,大家都能听懂你的汇报了。但这也不是一蹴而就的,要在平时的汇报中有意识的捕捉对方的表现,学会随机应变,慢慢练习,一点点进步。

汇报

2、思考力

接到一个工作任务,你会先做什么呢?是不是想着管他呢,先动起来再说。然而,盲目的工作仅仅是在做无用功,只有先思考,找到合适的工作方法,才能保证工作的速度和质量。

例如盖房子时,只有有了合格的设计图,才能开始施工,盖出来的房子才不会出问题,如果跳过这个步骤,兴冲冲的直接施工,那盖出来的房子你敢住吗?

那么,该怎么思考以及找合适的工作方法呢?其实思考方式也是有技巧的,只要学会这些技巧,你的工作效率和质量也会跟着翻倍。《靠谱》这本书中就提出了三个实用性很强的思考技巧。

01、逻辑树

第一个思考技巧是逻辑树就是将工作一步步细化,主干上分枝,分枝上再分次分枝,一层层往下,越来越小,也越来越细致。运用逻辑树,可以俯瞰问题全貌,将复杂的工作和想法进行分解,逐一细化,将工作落到实处,能帮我们无重复、无疏漏地分析重要课题,加快决策的速度。

比如选择旅游目的地,构建逻辑树有三个步骤:第一步要明确主题,搞清楚你的目的,比如国庆假期游;第二步需要通过头脑风暴、大量查资料等方式,将所有能想到的方向都记录下来,拓展分枝。比如列出5个你想去的地方:西藏、泰国、新加坡等等;第三步在各个方向下细化分解,找出重点,综合比较,得出最终结果。比如列出飞机时刻表,这些地方游玩一次需要几天,当地的气候,签证的办理,需要多少预算等等细节。最后综合比较时间、预算、气候、签证等等,就能快速选出你的目的地了。

02、云-雨-伞理论

第二个思考技巧是云-雨-伞理论,用通俗的话来说就是:天上出现了乌云,眼看着就要下雨了,出门要带上伞,云代表事实,我们用眼睛就能看出来,觉得要下雨了是分析出来的结果,出门带伞是行动,也就是“事实+分析+行动”的陈述方法。

举个有名的的买土豆的例子,同一个公司的两个员工去菜市场看土豆的行情,一个员工仅仅看了看市场上有没有土豆出售,老板问起相关问题时,一问三不知。而另一名员工,不仅问了价格,回来时还带回了一个土豆,以及一些自己的建议。第二位员工运用的就是“云-雨-伞”理论。市场上在卖土豆,就是“云”,也就是事实;问价格,看土豆质量,这就是“雨”,也就是分析;最后带回土豆和提出建议,这就是“伞”,也就是行动。

显然,老板肯定更喜欢第二个员工的做法,运用云雨伞理论,一步到位,省去了很多麻烦,而没有分析和结论的报告,根本毫无意义。

举个最典型的例子,你去医院做血液检查,出了一张报告单,上面写着血球容量计、GGT等一些你根本看不懂的数据,结果医生对你说:“这是你的检查报告,好好看看,考虑考虑。”你肯定会很愤怒,质问医生“我又看不懂,我该考虑什么?”

同样的,在工作中,只有报告而没有分析和结论,你想让老板怎么办?要善用云雨伞逻辑,提出意见和建议,才能真正为老板解决问题。

03、假设性思考

第三个思考技巧是假设性思考,所谓假设性思考,就是大胆假设,小心求证,并且不断地修正和反馈,形成一个良性循环。简单来说,就是先大胆猜想结果,然后去寻找得出结果的证据,如果证据与结果相符,说明猜想是对的,可以进一步开展工作;如果证据及结果对不上,就又反过来,根据证据推导结果,不断地验证,不断地修正,最终得到正确的成果。

在实际生活中这种思维方式并不陌生,举个例子,宝宝哭了,你会猜想他是不是尿了,检查后发现不是,你又会接着猜想他是不是饿了,然后赶紧喂奶,发现他不喝,你会接着猜想他是不是哪里不舒服……就这样一直假设验证到发现正确的结果为止。

工作中也一样,让假设—检验—反馈的循环不断地运转,就能瞬间找到推进工作的思路,高效率地解决棘手的工作。

3、信息力

资料制作是每个职场人都必须会的技能,尤其是新人,入职后的工作一般都是从制作资料开始的。

01、会议记录

第一个必须得学会的应该是最简单的会议记录。但很多人都有一个错误的意识,认为会议记录就是要把当天发言的所有话语都记录下来。包括我第一次做会议记录时也是这样,我在会议上将所有发言都录音,之后再将这些录音用文字呈现了出来,而且记录的非常详细,将是谁说了什么话都记录的清清楚楚,一共好几页纸,当时觉得很有成就感,信心满满的交给了组长,结果被批评了。

我还记得组长当时说过的话:“这个会议开了三个小时,你的会议记录这么长,几乎还原了每一个人说的话,你有想过老板看这份记录要花多长时间吗?难道看完之后还要老板自己总结吗?” 当时真是羞愧不已。

会议记录

其实,会议记录的目的是记录会议上决定的事,并将其作为日后的依据。比如,分配一名新专员负责应对客户,网站设计采用方案C,下个月3号下午开会,由A负责主持等等这样的决定。

会议记录上有些项目是必须记录下来的,包括日期时间、地点、参加人员、论点、议题,除此之外,还有四个必须记录的重点,包括已经决定好的事项、需要下次决定的问题,需要与对方确认的事项以及下次会议的负责人和截止日期。只要将提到的这些项目简单清楚的整理出来,就是一份完美的会议记录了。

02、PPT

第二个我们经常需要制作的资料是PPT。好的PPT要简洁,并且兼具速度和质量,但很多人都做不好,大部分人在PPT上表达的东西太多,看的人眼花缭乱。

也不想想,你做PPT是为了让人看的,一页上字太多、内容太丰富,别人该看哪里呢?而且每页PPT的讲解时间有限,别人根本看不完,这样的PPT有什么意义呢?

其实一页PPT只要表达一个主题就足够了,而且要简单,易读。不需要多精美的板式,把这些时间都投入到完善内容上,你能取得更好的结果。可以用数据+意见的表达模式,既简单又清楚,容易理解,内容也充实。

每页PPT上的内容,首先是标题,告诉对方这页PPT的主题,其次是依据,一般为客观的数据,比如统计结果、问卷调查等统计图表,有时也可以是照片,不过最多只能引用两张,再多会让页面显得混乱不清。然后是分析和主张部分,明确的展示自己对图表及照片的分析结果,这部分要高度概括,简洁而有力。最后,可靠的分析资料要注明出处,比如资料来源于省统计局。

03、课题管理表

此外,工作中还会遇到这样一种情况,多人合作一个项目,由于人多,项目管理不到位,整个项目的安排乱糟糟的。我之前参与过一个项目,组长就是不太会项目管理的人,没有明确分工的意识,导致项目推进过程中,问题层出不穷,成员的积极性也不高,最后非但没有按时完成工作,成果的质量也存在很大问题。如何才能避免这种情况呢?可以制作课题管理表,它能明确项目成员的分工,高效率地推进团队工作。具体怎么做呢?

简单来说就是在excel中列出项目中运行的课题,将任务进行分解,至少应该有这样一些项目:日期;标题,比如商标颜色;课题内容,比如商标颜色太暗;解决的方向,比如下次提出较为明亮的设计提案;目前的状态,比如正在商讨中;负责人,比如张总;期限,比如6月30号之前。这样大家都能看到明确的工作进展,统一对项目的认识,各司其职,有序的跟进工作。

4、职业精神

有这样一个例子,在同一个商场卖鼠标,普通的销售员会和客户讲,“这个鼠标好,打游戏好用,还便宜,买这个吧。”再没别的了。而卖的好的那个销售员呢,往往会从鼠标的不同参数方面来给客户讲解,鼠标的刷新率有多高,在游戏中使用更精准更灵敏,外观的人体工程学设计很科学,握着很舒适,可以减轻手疲劳,而且还会给出一些专业测评数据。这样的介绍让客户觉得很专业,认为这个鼠标比一般的要好,贵点也可以接受,因此他不仅卖的多,而且卖的都是贵的高档鼠标。

如上面这个例子一样,专业,可以让你赢得更多的客户,为公司带来更多的贡献,更能体现你的价值。如果像第一个鼠标销售员一样,让客户觉得没价值,那无论你多么努力,你的工作就是没有存在的价值,只不过是自我满足而已。

那么,如何才能让别人觉得你有价值呢?

01、会议上积极发言

第一个方面,会议上要争取发言。你有没有注意到,每次工作会议,发言的永远是那几个人,其他的人如果没有被点到名字,从来不发言,也许,你也是那个从不主动发言的人?《靠谱》中提出,会议上不发言的人,是在浪费公司的成本,价值为零,也在消耗老板对你的信任值。

我也理解,很多人不主动发言,其实是因为怯场,但这是可以克服的。我其实也是不太发言的人,现在正在改进的路上,记得有位前辈曾对分享过他的经验:无论什么会议,我都会争取发言,刚开始时说的不太好,但是每一次发言都是一次进步。不要小看这些发言,他有很多好处,因为要发言,会议中你的注意力会高度集中,开会效率就会很高,组织发言稿,能锻炼你的汇报逻辑能力和思考能力,经常在众人面前发言,能锻炼你的胆量,帮助你遇到大场合不怯场。

有没有很惊奇,会议上发言居然有这么多的好处!所以要体现你的职场价值,先从会议上发言开始吧。

会以发言

02、承诺力

第二个能体现你价值的是承诺力。诚信是一个人最基本的素养,要想取得别人的信任,首先我们必须信守承诺。如果你答应客户或者上司的事情没有做到,会打破别人的期待,继而对你的话产生怀疑,失去别人的信任。没有信任,哪来的业绩和贡献呢?

承诺在工作中如此重要,该怎么提高承诺力呢?其实,通过仔细观察,我们可以发现那些具有较高承诺力的人有两点共同的素质:第一点是,他们能很好的理解工作的内涵并愿意为此付出行动,不会计较太多的个人得失。第二点是他们都身处承诺力高的团队中,因为承诺力是会感染的,当公司信守承诺时,你也会跟着信守承诺。所以,工作环境很重要,如果你的公司不重视承诺,那你该考虑换公司了。

03、主动学习

第三个方面,对于年轻人来说,学习是头等大事,学会前辈的经验,并孕育出自己独特的方法,也是你专业的体现。这就意味着,在职场中,跟对一个好老师非常重要,但是,与上学时的学习方式不同,你得用“守破离”的方式学习,才能得到最大的提升。

守破离是日本茶道及武士道的一种思想,具体来说就是,学习一样新东西,有三个境界,第一层境界是“守”,意为遵守,也就是要效仿师傅的一举一动,学会师傅教的东西;第二层境界是“破”,意为破除,也就是学习师傅所教之外,新的想法和做法,拓展眼界;第三层境界是“离”,意为分离,也就是超越所学到的东西,创造出自己独有的想法和做法。

学习绘画就是最好的例子,首先得临摹,也就是“守”,之后开始写生,接触新的东西,也就是“破”,最后根据自己的灵感来创作,达到大师级别,画出令人称赞的作品,也就是达到“离”的境界。

这是我们在学习中最应该遵从的思想,也只有这样,才能青出于蓝而胜于蓝,在职场中脱颖而出。

其实,你的经验并没有那么值钱,你所掌握的技能才能让你活得好。要想做一个专业的职场人,成为职场精英,除了要有良好的职业素养,还要不断修炼这四个职场基本功,惟其如此,才能在激烈的竞争中所向披靡、奋勇前进。